Regulamin Kongresu Młodych 2026

Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki uczestników wydarzenia „Kongres Młodych 2026”, zwanego dalej „Kongresem”.

Organizatorami Kongresu są:

Stowarzyszenie pod nazwą Nowa Polska Organizacja (NowaPL.org), wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001125861, z siedzibą w Warszawie, ul. Techników 28, 02-468 Warszawa, NIP: 5223310390, REGON: 529617171, zwane dalej „Stowarzyszeniem”, oraz

European Conservatives and Reformists Group – Grupa Europejskich Konserwatystów i Reformatorów, grupa polityczna w Parlamencie Europejskim, Rue Wiertz 60, 1047 Bruksela, Belgia – zwani dalej łącznie „Organizatorami”, a każdy z osobna „Organizatorem”.

Ilekroć niniejszy Regulamin przewiduje działanie, decyzję lub oświadczenie Organizatora, może ich dokonać każdy z Organizatorów samodzielnie, chyba że z treści postanowienia wynika co innego.

Kongres odbędzie się w Chełmie od 1 października 2026 r. do 4 października 2026 r. w Muzeum Ziemi Chełmskiej.

Udział w Kongresie jest bezpłatny.

W ramach Kongresu odbędą się panele dyskusyjne, warsztaty oraz wykłady o tematyce związanej ze społeczeństwem obywatelskim oraz rolą i rozwojem Polski w Unii Europejskiej i Europie. Kongres odbędzie się według agendy dostępnej na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/, w mediach społecznościowych Organizatorów oraz w miejscu odbywania Kongresu.

Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany agendy Kongresu w każdym czasie bez podawania przyczyn.

Organizatorzy mogą odwołać Kongres albo zmienić jego termin lub miejsce z ważnych powodów, w szczególności z powodu siły wyższej. O odwołaniu albo zmianie Organizatorzy niezwłocznie zawiadamiają uczestników pocztą elektroniczną oraz na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/.

W Kongresie biorą udział słuchacze (uczestnicy bierni) oraz prelegenci, wykładowcy, moderatorzy i prowadzący warsztaty (uczestnicy czynni).

Uczestnicy czynni mogą brać udział w Kongresie jedynie na pisemne zaproszenie Organizatora oraz po przesłaniu im przez Organizatora niniejszego Regulaminu. Obecność uczestnika czynnego na Kongresie oznacza zgodę na postanowienia niniejszego Regulaminu.

W celu wzięcia udziału w Kongresie jako uczestnik bierny należy dokonać rejestracji za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/. Organizatorzy nie przewidują innej formy rejestracji.

Warunkami uczestnictwa w Kongresie jako uczestnik bierny są:

dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej wraz z akceptacją całości niniejszego Regulaminu;

ukończenie 18. roku życia;

akceptacja zgłoszenia przez Organizatora, poświadczona przesłaniem potwierdzenia uczestnictwa na adres e-mail wskazany przy zgłoszeniu.

Po dokonaniu zgłoszenia dla zgłaszającego tworzone jest indywidualne konto uczestnika na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/.

Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc i uwarunkowania organizacyjne Organizatorzy zastrzegają, że nie każda osoba dokonująca zgłoszenia zostanie zakwalifikowana do udziału w Kongresie. Decyzję o zakwalifikowaniu do udziału w Kongresie każdorazowo podejmuje Organizator. Decyzja Organizatora o odrzuceniu zgłoszenia jest ostateczna i nie przewiduje się od niej procedury reklamacyjnej ani odwoławczej.

Uczestnik bierny zakwalifikowany do udziału w Kongresie otrzyma potwierdzenie rejestracji na podany przez siebie adres e-mail.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Kongresie.

Organizator może wycofać akceptację zgłoszenia uczestnika biernego, jak również zaproszenie dla uczestnika czynnego (także w trakcie trwania Kongresu, również po zarejestrowaniu się uczestnika na Kongresie lub odbiorze identyfikatora), jeżeli:

akceptacja lub zaproszenie zostały wysłane omyłkowo – wycofanie na tej podstawie jest możliwe w terminie 72 godzin od akceptacji lub zaproszenia;

uczestnik podał nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd dane przy rejestracji;

Organizator został w inny sposób wprowadzony w błąd co do personaliów lub działalności (zwłaszcza zawodowej lub społecznej) uczestnika;

którykolwiek z Organizatorów albo osoba zatrudniona przez któregokolwiek z Organizatorów lub z nim współpracująca złoży umotywowany sprzeciw wobec obecności danego uczestnika na Kongresie;

uczestnik rażąco narusza zasady porządkowe określone w § 5 albo zakłóca przebieg Kongresu.

Wycofanie akceptacji zgłoszenia lub zaproszenia jest skuteczne z chwilą zakomunikowania wycofania uczestnikowi przez dowolnego z Organizatorów. Osoba, której dotyczy wycofanie akceptacji zgłoszenia lub zaproszenia, może odwołać się pisemnie do Organizatora na adres e-mail: kongres@nowapl.org. Odwołanie nie wstrzymuje skuteczności wycofania.

Organizator rozpatruje odwołanie niezwłocznie oraz przekazuje swoją decyzję odwołującemu się na adres e-mail, z którego złożono odwołanie. Od decyzji Organizatora w sprawie odwołania nie przysługuje dalsze odwołanie ani reklamacja.

Osobom, które nie mają aktualnego i zgodnego z postanowieniami niniejszego Regulaminu statusu uczestnika biernego lub czynnego Kongresu (również osobom, wobec których zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu wycofano akceptację zgłoszenia lub zaproszenie), zostanie odmówiony wstęp na teren Kongresu, w szczególności do budynku Muzeum Ziemi Chełmskiej. Jeżeli osoba taka z jakichkolwiek powodów znajdzie się na tym terenie, Organizator lub jego przedstawiciel nakaże jej (również w formie ustnej) natychmiastowe opuszczenie budynku. Nakaz jest skuteczny od chwili pierwszego skutecznego zakomunikowania go tej osobie.

Osoba, o której mowa w ust. 12, może odwołać się od nakazu pisemnie do Organizatora na adres e-mail: kongres@nowapl.org. Odwołanie nie wstrzymuje skuteczności nakazu, a osoba ta jest zobowiązana niezwłocznie opuścić teren Kongresu do czasu rozpatrzenia odwołania przez Organizatora. Organizator rozpatruje odwołanie niezwłocznie oraz przekazuje swoją decyzję odwołującemu się na adres e-mail, z którego złożono odwołanie. Od decyzji Organizatora w sprawie odwołania nie przysługuje dalsze odwołanie ani reklamacja.

Osoba związana niniejszym Regulaminem, która nie wykonuje obowiązku niezwłocznego opuszczenia terenu Kongresu, o którym mowa w ust. 12, zapłaci Stowarzyszeniu karę umowną w wysokości 100,00 zł (słownie: sto złotych) za każde rozpoczęte 30 minut opóźnienia, licząc od chwili pierwszego skutecznie zakomunikowanego nakazu opuszczenia terenu, łącznie jednak nie więcej niż 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych). Zapłata kary umownej nastąpi w terminie 7 dni od dnia doręczenia tej osobie żądania zapłaty. Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przenoszącego jej wysokość na zasadach ogólnych.

Organizator może zapewnić uczestnikom biernym oraz uczestnikom czynnym, których miejsce zamieszkania znajduje się poza miastem Chełm, miejsca noclegowe na terenie miasta Chełm, a także transport z ustalonych miejsc zbiórek do Chełma i z powrotem. Uczestnicy mogą skorzystać z transportu oraz miejsc noclegowych bezpłatnie, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, z zastrzeżeniem § 4.

Skorzystanie z noclegu lub transportu jest dobrowolne, ale mogą z nich skorzystać wyłącznie uczestnicy bierni oraz czynni, którzy ukończyli 18. rok życia. Warunkiem skorzystania z bezpłatnego noclegu jest ponadto złożenie w formularzu rejestracyjnym oświadczeń o braku zatrudnienia w jakiejkolwiek formie przez Grupę Europejskich Konserwatystów i Reformatorów oraz o braku stałego miejsca zamieszkania w Chełmie.

Zamiar skorzystania z noclegu lub transportu należy zgłosić Organizatorom za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, zaznaczając odpowiednie oświadczenia.

Warunkiem skorzystania z miejsca noclegowego jest wpłata zwrotnego depozytu w wysokości 150,00 zł (słownie: sto pięćdziesiąt złotych) na rachunek bankowy Stowarzyszenia nr 09102039740000570204536777, z podaniem w tytule przelewu imienia i nazwiska uczestnika oraz dopisku „depozyt – nocleg”. Depozyt należy wpłacić przy rejestracji, nie później niż w terminie 7 dni od dnia wysłania zgłoszenia z zaznaczoną opcją noclegu. Brak wpłaty depozytu w tym terminie jest równoznaczny z rezygnacją z miejsca noclegowego. Zasady zwrotu i zatrzymania depozytu określa § 4.

Organizatorzy zastrzegają, że transport zostanie zorganizowany pod warunkiem uczestniczenia w Kongresie odpowiednio dużej liczby osób z danego obszaru kraju. O rezygnacji z organizacji transportu Organizatorzy poinformują najpóźniej na 7 dni przed datą rozpoczęcia Kongresu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Transport zostanie zorganizowany jako bezpłatny przejazd do Chełma i z powrotem autokarem lub busem wynajętym przez Organizatora.

Organizator nie jest zobowiązany ponosić żadnych kosztów transportu lub noclegu uczestników biernych, którzy samodzielnie zorganizowali sobie dojazd na Kongres, ani ich nie refunduje.

Organizator może podjąć decyzję o zwrocie kosztów transportu lub noclegu uczestnikom czynnym, którzy samodzielnie zorganizowali sobie dojazd na Kongres. Kwestie te będą ustalane indywidualnie z każdym z zainteresowanych uczestników czynnych.

Uczestnik otrzyma informację z potwierdzeniem zapewnienia noclegu lub transportu przez Organizatora wraz z informacjami dotyczącymi szczegółów rezerwacji hotelowej, w tym kosztu jednej doby hotelowej, oraz organizacji transportu poprzez konto uczestnika na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/. Uczestnik może również otrzymać powyższe informacje poprzez wiadomość e-mail lub telefonicznie.

Organizator może wycofać rezerwację noclegową lub rezerwację w zakresie transportu wobec uczestnika, w szczególności jeżeli:

akceptacja zgłoszenia uczestnika biernego lub zaproszenie uczestnika czynnego zostały wycofane zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu;

potwierdzenie rezerwacji zostało wysłane omyłkowo – wycofanie na tej podstawie jest możliwe w terminie 72 godzin od potwierdzenia rezerwacji;

uczestnik podał nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd dane przy rejestracji;

Organizator został w inny sposób wprowadzony w błąd co do personaliów lub działalności (zwłaszcza zawodowej lub społecznej) uczestnika;

którykolwiek z Organizatorów albo osoba zatrudniona przez któregokolwiek z Organizatorów lub z nim współpracująca złoży umotywowany sprzeciw wobec obecności danego uczestnika na Kongresie.

Organizator może zapewnić uczestnikom miejsca parkingowe w miarę ich dostępności. Zapotrzebowanie na miejsce parkingowe zgłasza się w formularzu rejestracyjnym, a Organizator potwierdza przyznanie miejsca w sposób wskazany w ust. 9.

Uczestnik może wskazać w formularzu rejestracyjnym imię i nazwisko osoby, z którą chciałby zostać zakwaterowany. Organizator uwzględnia tę prośbę w miarę możliwości, jeżeli obie osoby korzystają z zapewnionego miejsca noclegowego.

Uczestnik jest obowiązany poinformować Organizatorów o rezygnacji z udziału w Kongresie co najmniej na 4 dni przed rozpoczęciem Kongresu. Informację o rezygnacji uczestnik przesyła na adres e-mail: kongres@nowapl.org.

Uczestnik jest obowiązany poinformować Organizatorów o rezygnacji z zapewnionego przez Organizatorów miejsca noclegowego lub transportu co najmniej na 4 dni przed rozpoczęciem Kongresu. Informację o rezygnacji uczestnik przesyła na adres e-mail: kongres@nowapl.org.

Depozyt, o którym mowa w § 3 ust. 4, podlega zwrotowi w pełnej wysokości, bez odsetek, na rachunek bankowy, z którego dokonano wpłaty, w terminie 14 dni od dnia zakończenia Kongresu, jeżeli uczestnik:

skorzystał z zapewnionego miejsca noclegowego albo

poinformował o rezygnacji z udziału w Kongresie lub z miejsca noclegowego w terminie, o którym mowa w ust. 1 i 2.

Depozyt podlega zwrotowi w pełnej wysokości również wtedy, gdy uczestnik nie został zakwalifikowany do udziału w Kongresie, Organizator nie zapewnił uczestnikowi miejsca noclegowego, wycofał rezerwację noclegową na podstawie § 3 ust. 10 albo Kongres został odwołany. Zwrot następuje w terminie 14 dni od dnia przekazania uczestnikowi informacji o zdarzeniu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

Depozyt nie podlega zwrotowi, jeżeli uczestnik nie skorzystał z zapewnionego miejsca noclegowego i nie poinformował o rezygnacji z udziału w Kongresie ani z miejsca noclegowego w terminie, o którym mowa w ust. 1 i 2.

Uczestnik zwróci Stowarzyszeniu poniesione koszty doby hotelowej, z której skorzystał, jeżeli ani w dniu rozpoczęcia, ani w dniu zakończenia tej doby nie potwierdził udziału w Kongresie w sposób określony w ust. 8. Zwrot obejmuje koszt nie wyższy niż wskazany w potwierdzeniu, o którym mowa w § 3 ust. 9.

W przypadku podania przez uczestnika w formularzu rejestracyjnym nieprawdziwych lub rażąco wprowadzających w błąd danych, a następnie nieskorzystania z wykonanej na tej podstawie rezerwacji miejsca noclegowego i niepoinformowania Organizatorów o rezygnacji z niej, uczestnik zapłaci Stowarzyszeniu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych). Zapłata kary umownej nastąpi w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu. Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przenoszącego jej wysokość na zasadach ogólnych.

Udział uczestnika w danym dniu Kongresu potwierdza się podpisem na liście obecności złożonym w tym dniu. Imienny identyfikator uczestnik odbiera przy złożeniu pierwszego podpisu. Skorzystanie z miejsca noclegowego stwierdza się na podstawie danych obiektu noclegowego o zameldowaniu.

Stowarzyszenie może potrącić z depozytu wymagalne należności wobec uczestnika wynikające z niniejszego Regulaminu. O dokonanym potrąceniu Stowarzyszenie informuje uczestnika; zwrotowi podlega pozostała część depozytu.

Uczestnik jest obowiązany do zwrotu kosztów noclegu w terminie 7 dni od dnia otrzymania od Organizatorów wezwania do zapłaty, na wskazany przez nich rachunek bankowy. Po bezskutecznym upływie wskazanego terminu od należnej kwoty zostaną naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie.

Uczestnicy są obowiązani przestrzegać przepisów porządkowych obowiązujących w miejscu odbywania Kongresu, w miejscach zakwaterowania i w środkach transportu oraz stosować się do poleceń Organizatorów i osób działających w ich imieniu.

Na teren Kongresu zabrania się wnoszenia broni, materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, środków odurzających oraz innych przedmiotów niebezpiecznych. Zabrania się także udziału w Kongresie w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających.

Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie do przestrzegania przepisów prawa oraz innych ustaleń dokonanych między uczestnikiem a Organizatorami.

Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego stanowi ofertę zawarcia umowy o udział w Kongresie w charakterze uczestnika biernego. Umowa zostaje zawarta z chwilą przesłania uczestnikowi potwierdzenia, o którym mowa w § 2 ust. 4 pkt 3. Umowa o udział w charakterze uczestnika czynnego zostaje zawarta z chwilą przyjęcia zaproszenia, najpóźniej z chwilą stawienia się uczestnika czynnego na Kongresie.

Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego oznacza udzielenie przez uczestnika biernego zezwolenia, o którym mowa w art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, na rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego podczas Kongresu w formie zdjęć oraz nagrań audiowizualnych – na stronach internetowych Organizatorów oraz na kanałach Organizatorów w serwisach Facebook, YouTube i X. Zezwolenie można odwołać w każdym czasie oświadczeniem wysłanym na adres e-mail: kongres@nowapl.org; odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem rozpowszechniania dokonanego przed odwołaniem. Odmowa udzielenia zezwolenia albo jego odwołanie nie wpływa na możliwość udziału w Kongresie ani na zakres świadczeń zapewnionych uczestnikowi. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2 tej ustawy). Udział w Kongresie w charakterze uczestnika czynnego oznacza udzielenie zezwolenia na rozpowszechnianie w powyższy sposób wizerunku utrwalonego podczas jego wystąpienia; zdania poprzedzające stosuje się odpowiednio. Zasady przetwarzania wizerunku jako danych osobowych, w tym prawo sprzeciwu, określa informacja o przetwarzaniu danych osobowych, o której mowa w ust. 7.

W Kongresie mogą uczestniczyć także przedstawiciele mediów (prasa, radio, telewizja). Akredytacji medialnej udziela się na podstawie zgłoszenia w formularzu rejestracyjnym. Przy wejściu na teren Kongresu przedstawiciel mediów okazuje dokument tożsamości, którego rodzaj i numer podał w zgłoszeniu; Organizator nie wykonuje kopii dokumentu.

Organizatorzy nie zapewniają depozytu ani szatni dozorowanej. Uczestnicy przechowują rzeczy na własne ryzyko. Nie ogranicza to odpowiedzialności Organizatorów wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Kongresem, jak i w miejscach zakwaterowania i środkach transportu.

Współadministratorami danych osobowych uczestników są Organizatorzy. Zasady przetwarzania danych osobowych określa informacja o przetwarzaniu danych osobowych (klauzula informacyjna RODO), zgodna z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1, ze sprostowaniem – Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, s. 2), dostępna na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/ i przedstawiana przy rejestracji. Zasady korzystania ze strony internetowej, w tym z plików cookies i podobnych technologii, może określać odrębna Polityka prywatności dostępna na tej stronie.

Organizatorzy mogą zmienić niniejszy Regulamin z ważnych powodów. Zmiany ogłasza się na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/ oraz przekazuje pocztą elektroniczną osobom zarejestrowanym najpóźniej na 3 dni przed dniem wejścia zmian w życie. Uczestnik, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z udziału w Kongresie; rezygnację z tej przyczyny uważa się za dokonaną w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 1 i 2.

Prawem właściwym dla umowy o udział w Kongresie jest prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia uczestnika będącego konsumentem ochrony przyznanej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć w drodze umowy na podstawie prawa państwa jego zwykłego pobytu.

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/.

Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich uczestników.