Klauzula informacyjna RODO – Kongres Młodych 2026

Stowarzyszenie Nowa Polska Organizacja (NowaPL.org) wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001125861, z siedzibą w Warszawie, ul. Techników 28, 02-468 Warszawa, NIP: 5223310390, REGON: 529617171 (dalej „Współadministrator nr 1”);

European Conservatives and Reformists Group – Grupa Europejskich Konserwatystów i Reformatorów, grupa polityczna w Parlamencie Europejskim, Rue Wiertz 60, 1047 Bruksela, Belgia (dalej „Współadministrator nr 2”).

imię i nazwisko, rodzaj (ścieżkę) zgłoszenia, a przy zgłoszeniach innych niż zgłoszenie uczestnika – nazwę reprezentowanej instytucji,

datę urodzenia i wiek ustalony na dzień rozpoczęcia Kongresu albo oświadczenie o ukończeniu 18. roku życia,

adres e-mail i numer telefonu,

województwo, powiat i gminę zamieszkania,

oświadczenia i zgody złożone przy rejestracji wraz z datą, godziną i wersją zaakceptowanej treści, w tym oświadczenia warunkujące skorzystanie z bezpłatnego noclegu (o braku zatrudnienia w jakiejkolwiek formie przez Współadministratora nr 2 oraz o braku stałego miejsca zamieszkania w Chełmie), a także informację o zakwalifikowaniu do udziału,

podpis na liście obecności,

informację o zameldowaniu w obiekcie noclegowym – wobec uczestników, którzy skorzystali z noclegu,

numer rachunku bankowego, z którego wpłacono depozyt, oraz dane wpłaty i zwrotu depozytu – wobec uczestników, którzy zgłosili się po miejsce noclegowe,

wizerunek i głos utrwalone podczas Kongresu,

dane o wystąpieniu, afiliacji i pełnionej funkcji – wobec uczestników czynnych,

dane uczestnika podane na potrzeby kwalifikacji: nazwę reprezentowanej organizacji młodzieżowej albo informację o jej niereprezentowaniu, informację o zaproszeniu przez organizatora lub prelegenta albo o byciu jego osobą towarzyszącą lub współpracownikiem, imię i nazwisko osoby zapraszającej, linki do profili w mediach społecznościowych albo oświadczenie o ich braku, a także przedstawienie się i uzasadnienie udziału,

narodowość – wyłącznie jeżeli została podana, na zasadach opisanych niżej,

dane dotyczące noclegu, parkingu i transportu: informację o zapotrzebowaniu na nocleg i rodzaju oczekiwanej pomocy, wybrany termin zameldowania i wymeldowania, zapotrzebowanie na miejsce parkingowe, prośbę o wspólny nocleg wraz z imieniem i nazwiskiem wskazanej osoby, zapotrzebowanie na transport oraz kierunek przejazdu i wybrane miasto,

dane osoby wskazanej do kontaktu w zgłoszeniu organizatora, prelegenta, moderatora, przedstawiciela mediów albo partnera: informację o wskazaniu takiej osoby, jej imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail,

dane akredytacji medialnej: rodzaj i numer dokumentu tożsamości, pełną nazwę medium (redakcji), telefon i adres e-mail redakcji oraz stanowisko w redakcji,

dane techniczne: identyfikator zgłoszenia i wydarzenia, daty utworzenia i aktualizacji zgłoszenia, jego status, wersję i historię zmian statusu, termin dopuszczalnej edycji zgłoszenia, ujednoliconą kopię adresu e-mail służącą wykrywaniu powtórnych zgłoszeń, informacje o wysyłce wiadomości (rodzaj, status, identyfikator wiadomości u dostawcy, daty, liczbę prób i kody błędów) oraz adres IP, a w rejestrze prób wysłania formularza – jego skrót kryptograficzny wraz z czasem próby i wynikiem.

rozpatrzenia zgłoszenia rejestracyjnego, kwalifikacji do udziału w Kongresie oraz założenia i prowadzenia indywidualnego konta uczestnika na stronie internetowej https://kongresmlodych.org/ – podstawą prawną przetwarzania danych jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

weryfikacji ukończenia przez uczestnika 18. roku życia, co Regulamin przewiduje jako warunek udziału w Kongresie oraz skorzystania z noclegu i transportu – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

nawiązania kontaktu z uczestnikami Kongresu w ramach czynności organizacyjnych poprzedzających Kongres oraz w jego trakcie, w tym powiadomienia o zmianie agendy, terminu, miejsca albo o odwołaniu Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec uczestników czynnych, którzy nie zawarli takiej umowy – niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest kontakt umożliwiający udział w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

rezerwacji i rozliczenia miejsc noclegowych na terenie miasta Chełm oraz organizacji transportu z ustalonych miejsc zbiórek do Chełma i z powrotem, w tym przekazania danych przewoźnikowi działającemu na zlecenie Współadministratorów oraz obiektowi noclegowemu będącemu odrębnym administratorem – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec uczestników czynnych, z którymi zwrot kosztów ustalany jest indywidualnie – niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest rozliczenie tych kosztów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

obsługi zwrotnego depozytu za miejsce noclegowe, tzn. przyjęcia wpłaty, zwrotu depozytu, potrącenia z niego wymagalnych należności oraz rozliczenia kosztów doby hotelowej – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach, wynikających z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

potwierdzania udziału uczestnika w poszczególnych dniach Kongresu na liście obecności, wydania imiennego identyfikatora oraz ustalenia, czy uczestnik skorzystał z miejsca noclegowego – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

zachowania podczas Kongresu środków bezpieczeństwa związanych z listą uczestników oraz kontrolą wstępu na teren Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa podczas Kongresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

rozpatrzenia odwołania od wycofania akceptacji zgłoszenia, wycofania zaproszenia, wycofania rezerwacji noclegowej lub transportowej albo od nakazu opuszczenia terenu Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest rozpatrzenie odwołania i udokumentowanie podjętej decyzji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z organizacją Kongresu, w tym dochodzenia kar umownych oraz zwrotu kosztów noclegu przewidzianych w Regulaminie – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

wypełnienia obowiązków księgowych, rozliczeniowych i podatkowych związanych z organizacją Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

prowadzenia statystyk i raportów oraz archiwizacji na potrzeby wewnętrzne Współadministratorów, związane z liczbą uczestników wydarzeń – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest prowadzenie statystyk i raportów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

wykonania relacji z Kongresu oraz promocji Kongresu i inicjatyw Współadministratorów z wykorzystaniem wizerunku utrwalonego podczas Kongresu – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest dokumentowanie przebiegu Kongresu i promocja wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na zasadach opisanych niżej,

informowania drogą elektroniczną (wiadomości e-mail, telefonicznie) o Kongresie oraz o innych inicjatywach podejmowanych lub współorganizowanych przez Współadministratorów – podstawą prawną przetwarzania danych jest odrębnie wyrażona, dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), obejmująca także zgodę, o której mowa w art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej,

planowania logistyki Kongresu, w tym doboru miast i tras transportu oraz miejsc noclegowych, a także prowadzenia statystyki regionalnej uczestnictwa – z wykorzystaniem danych o województwie, powiecie i gminie zamieszkania; podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest sprawna organizacja Kongresu i wiedza o jego zasięgu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

obsługi akredytacji medialnej, w tym weryfikacji tożsamości przedstawiciela mediów przy wejściu na teren Kongresu na podstawie rodzaju i numeru dokumentu tożsamości podanych w zgłoszeniu oraz kontaktu z redakcją – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest rzetelna akredytacja mediów i bezpieczeństwo Kongresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

weryfikacji warunków skorzystania z bezpłatnego noclegu na podstawie oświadczeń o braku zatrudnienia w jakiejkolwiek formie przez Współadministratora nr 2 oraz o braku stałego miejsca zamieszkania w Chełmie – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie w zakresie świadczeń noclegowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest prawidłowe rozliczenie finansowania Kongresu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

organizacji miejsc parkingowych oraz kwaterowania zgodnie z prośbą o wspólny nocleg – podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie umowy uczestnictwa w Kongresie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

rozpatrzenia zgłoszeń do obsługi Kongresu, w tym wolontariuszy, oraz organizacji ich pracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest podjęcie działań na żądanie osoby zgłaszającej się przed zawarciem porozumienia o współpracy oraz jego wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania formularza oraz systemu rejestracji, w tym ochrony przed botami i nadużyciami, wykrywania powtórnych zgłoszeń oraz monitorowania doręczalności wysyłanych wiadomości – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest bezpieczeństwo systemu rejestracji i niezawodna komunikacja z osobami zgłaszającymi się (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO, w tym udokumentowania złożonych oświadczeń i zgód wraz z datą, godziną i wersją zaakceptowanej treści – podstawą prawną przetwarzania danych jest wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach, w szczególności wynikających z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w pozostałym zakresie niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest możliwość wykazania zgodności przetwarzania z prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;

osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

dane przetwarzane w celach wskazanych w pkt 1–4 oraz 6–8 – do zakończenia Kongresu i rozliczenia świadczeń zapewnionych uczestnikowi, a następnie wyłącznie w zakresie potrzebnym do celu wskazanego w pkt 9,

dane przetwarzane w celu wskazanym w pkt 9 – do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy uczestnictwa, tzn. 6 lat liczonych zgodnie z art. 118 i art. 120 Kodeksu cywilnego, a w razie wszczęcia postępowania – do jego prawomocnego zakończenia,

dokumentacja księgowa i rozliczeniowa, w tym dotycząca depozytu, zwrotu kosztów noclegu i transportu oraz kar umownych (pkt 5 i 10) – 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumentacja dotyczy (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), oraz 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej); stosujemy okres, który upływa później,

dane przetwarzane w celu wskazanym w pkt 11 – 3 lata od dnia zakończenia Kongresu; po tym czasie zachowujemy wyłącznie dane zanonimizowane, które nie pozwalają zidentyfikować uczestnika,

wizerunek i głos (pkt 12) – materiały opublikowane pozostają dostępne do czasu skutecznego sprzeciwu albo odwołania zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku; nieopublikowane kopie archiwalne relacji przechowujemy przez 5 lat od dnia zakończenia Kongresu,

dane przetwarzane na podstawie zgody (pkt 13) – do czasu jej cofnięcia,

narodowość – do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż 3 lata od dnia zakończenia Kongresu; po tym czasie zachowujemy wyłącznie dane zanonimizowane,

dane akredytacji medialnej, w tym rodzaj i numer dokumentu tożsamości (pkt 15) – 30 dni od dnia zakończenia Kongresu, a jeżeli są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (pkt 9) – do upływu terminów wskazanych dla tego celu,

dane techniczne (pkt 19), w tym adres IP, jego skrót w rejestrze prób wysłania oraz informacje o wysyłce wiadomości – 12 miesięcy od dnia ich zapisania, a jeżeli są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (pkt 9) – do upływu terminów wskazanych dla tego celu,

dane przetwarzane w celach wskazanych w pkt 14, 16–18 i 20 – do zakończenia Kongresu i rozliczenia świadczeń zapewnionych uczestnikowi, a następnie wyłącznie w zakresie i przez czas potrzebny do celów wskazanych w pkt 9 i 10.

podmioty świadczące usługi informatyczne oraz hostingu działające na zlecenie Współadministratorów, w tym dostawca strony internetowej https://kongresmlodych.org/ i systemu rejestracji uczestników, dostawca usług wysyłki wiadomości e-mail oraz Cloudflare, Inc. – dostawca usługi Cloudflare Turnstile, chroniącej formularz rejestracyjny przed botami i nadużyciami,

podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie działające na zlecenie Współadministratorów,

przewoźnicy oraz inne podmioty świadczące usługi transportowe na zlecenie Współadministratorów, którym przekazywane są dane uczestników korzystających z transportu zorganizowanego na Kongres i z powrotem,

obiekty noclegowe, w których Współadministratorzy rezerwują miejsca noclegowe dla uczestników Kongresu, oraz pośrednicy rezerwacji,

podmioty świadczące usługi księgowe oraz doradztwo podatkowe,

banki i dostawcy usług płatniczych obsługujący wpłatę i zwrot depozytu oraz pozostałe rozliczenia,

kancelarie prawne oraz podmioty prowadzące dochodzenie należności, jeżeli Współadministratorzy dochodzą roszczeń wynikających z Regulaminu,

podmioty odpowiedzialne za bezpieczeństwo i obsługę obiektu, w którym odbywa się Kongres, w zakresie kontroli wstępu,

Meta Platforms Ireland Limited – w zakresie serwisu Facebook,

Google Ireland Limited – w zakresie serwisu YouTube,

X Corp. – w zakresie serwisu X.

dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),

sprostowania danych (art. 16 RODO),

usunięcia danych (art. 17 RODO) – w granicach tego przepisu; prawo nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),

przenoszenia danych (art. 20 RODO) – wobec danych przetwarzanych na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany,

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Współadministratorów, tzn. wobec celów wskazanych w pkt 3, 4, 7, 8, 9, 11, 12, 14, 15, 16, 19 i 20 (w zakresie opartym na tej podstawie), a także wobec opisanego w sekcji „Źródło danych” przetwarzania danych osób zgłaszających, osób wskazanych do kontaktu, osób zapraszających i osób wskazanych do wspólnego noclegu,

cofnięcia zgody w dowolnym momencie – wobec przetwarzania opartego na zgodzie, w tym zgody na przetwarzanie narodowości, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,

wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO).

Współadministrator nr 1 odpowiada za prowadzenie rejestracji, kont uczestników i listy obecności, kwalifikację do udziału, rezerwacje i rozliczenia noclegowe, transportowe oraz depozytowe, rozliczenia księgowe i podatkowe, kontrolę wstępu na teren Kongresu, a także za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą;

za realizację Państwa praw wynikających z RODO odpowiada Współadministrator, który otrzymał żądanie; jeżeli żądanie dotyczy zakresu przypisanego drugiemu Współadministratorowi, przekazuje mu je niezwłocznie;

każdy ze Współadministratorów odpowiada za bezpieczeństwo przetwarzania w systemach, którymi zarządza, oraz za zgłaszanie naruszeń ochrony danych w tym zakresie.